Qué nos permite hacer cada información que solicitamos, y qué pasa en el sistema si no la comparten. Noviembre de 2026.
Crego no necesita todo para todo: cada dato abre una función concreta. Este documento acompaña al paquete técnico y explica, pregunta por pregunta, qué función habilita. Si deciden no pasarnos algún dato, no pasa nada grave con el resto: simplemente esa función no va a estar disponible, o va a funcionar a medias. Así pueden decidir con información qué compartir.
Habilita: Mi equipo, Usuarios y permisos, Panel, Hoy, Mis pendientes y la aplicación en el celular.
| Qué pedimos | Qué nos permite hacer | Si no lo pasan |
|---|---|---|
| Cantidad total de empleados y cuántos usarían el sistema | Crear las cuentas necesarias y calcular el precio: el precio depende de la cantidad de usuarios. | SIN ESTO NO FUNCIONA No podemos cotizar. |
| Sucursales o sedes, y en qué ciudad está cada una | Fijar el precio: junto con la cantidad de usuarios, las sedes determinan la cotización. Además, la provincia de cada persona permite marcar sus feriados en Calendario y vacaciones. | SIN ESTO NO FUNCIONA No podemos cotizar. Y sin la provincia, el calendario tampoco puede marcar los feriados provinciales de cada persona. |
| Cuántas personas tienen computadora y cuántas celular | Saber si cada persona va a entrar por la web (computadora) o por la aplicación (celular), que además manda avisos (notificaciones) al teléfono. Y cruzarlo con la pregunta de las casillas de correo: así vemos a quién le corresponde cada cosa y quién queda sin Correo. Si la persona tiene Android o iPhone no nos cambia nada: cada una la descarga de la tienda de su teléfono (Google Play o App Store). | FUNCIONA A MEDIAS Quien no tenga celular usa solo la versión web, sin avisos en el teléfono. |
| Sectores, quién reporta a quién y quién es el responsable de cada sector (se pide al firmar el contrato, con la nómina; no en esta etapa) | Armar el organigrama. De ahí sale qué ve cada persona, quién aprueba los procedimientos de cada área, los resúmenes por área y a quién se le escala un tema. | SIN ESTO NO FUNCIONA Sin organigrama no hay permisos por área, ni vista de equipo, ni circuito de aprobación. |
| La nómina: por cada persona, nombre, correo de trabajo, nivel (empleado, responsable de área, gerencia general o dirección), área, puesto, fecha de ingreso, días de vacaciones, provincia, correo personal y CUIL (se pide al firmar el contrato, en una planilla; no en esta etapa) | Crear de una sola vez las cuentas de todos. El nivel y el área definen qué ve cada uno; la fecha de ingreso y los días de vacaciones alimentan Calendario y vacaciones; el correo personal permite que quien se va siga recibiendo sus recibos; el CUIL identifica a cada persona en los recibos de sueldo. | SIN ESTO NO FUNCIONA Sin la nómina hay que cargar a las personas una por una, y sin nivel y área nadie tiene los permisos correctos. |
| Quién debe ver qué: qué personas entran a cada sección (por ejemplo facturación, flota, recibos, procedimientos) (se define al firmar) | Activar o desactivar el acceso a cada sección persona por persona, en «Usuarios y permisos». Evita que alguien vea información que no le corresponde, como sueldos o facturación. | FUNCIONA A MEDIAS Se arranca con los permisos estándar de cada nivel y se ajusta después. Hasta ajustarlos, alguien puede ver más o menos de lo debido. |
| Sistemas que usan hoy (liquidación de sueldos, ERP, reloj de fichadas, otros) | Saber con qué hay que convivir y qué se carga a mano o por planilla. Crego no se conecta automáticamente a esos sistemas: nos permite decirles con honestidad qué se puede y qué sería un desarrollo aparte. | MEJORA No bloquea nada, pero puede haber sorpresas después. |
| Qué pedimos | Qué nos permite hacer | Si no lo pasan |
|---|---|---|
| Quién administra los sistemas y quién puede autorizar accesos | Es la persona que puede habilitar el acceso al correo, crear casillas, agregar a Crego como remitente confiable y compartir carpetas. Todo lo que sigue en este documento pasa por ella. | SIN ESTO NO FUNCIONA No es una función, pero sin esa persona no se puede conectar nada. |
Habilita: la pantalla Correo (lo que llega y los borradores de respuesta), los mails sin responder en el Resumen del día, la minuta del día con lo que pasó por el correo, y el aprendizaje del sistema a partir de sus respuestas. Los avisos que manda el sistema (restablecer contraseña, minuta, recordatorios) salen desde Crego y no dependen del correo de la empresa.
| Función | Qué hace con el correo | Qué necesita |
|---|---|---|
| Correo | Separa lo que le llegó a cada persona en «dirigido a vos», «sin acción», «en copia» y «spam», y prepara un borrador de respuesta para lo que espera contestación. | Servidor de lectura (IMAP) y la casilla de cada persona. |
| Envío de respuestas | Cuando la persona aprueba un borrador, sale desde su propia casilla. | Servidor de envío (SMTP). |
| Resumen del día · Mails sin respuesta | Avisa de los correos que la persona mandó y siguen sin respuesta pasados unos días. | Lo mismo que Correo. |
| Cierre y minuta del día | Incluye en la minuta lo que pasó por el correo ese día. | Lo mismo que Correo. |
| Avisos del sistema por mail | Salen desde Crego, como cuando uno pide restablecer la contraseña de cualquier servicio y el mail llega del servicio: «Restablecer tu contraseña», la minuta del día, el aviso de que una tarea delegada fue resuelta, los recordatorios y el envío de los recibos de sueldo a quien ya no trabaja en la empresa. | Nada de parte de la empresa. Solo conviene que marquen la dirección de Crego como remitente confiable (ver 3.3). |
Crego se conecta con el protocolo IMAP (lee el correo dejándolo en el servidor, como el celular) y envía con SMTP. Si no saben qué tienen, alcanza con decirnos quién les da el correo o con mandarnos una captura de la pantalla de configuración de la cuenta.
Crego se conecta con cualquiera de estos tipos de correo:
La única excepción es el correo solo POP3 (algunos correos viejos o muy básicos), que descarga los mensajes y muchas veces los borra del servidor: Crego necesita IMAP. La mayoría de los proveedores ofrecen las dos opciones, así que alcanza con pedirles que habiliten IMAP.
| Qué pedimos | Qué nos permite hacer | Si no lo pasan |
|---|---|---|
| Proveedor del correo y quién lo administra | Saber cuál de los tipos de arriba tienen y preparar la conexión. | SIN ESTO NO FUNCIONA No podemos preparar la conexión del correo. |
| Servidor de lectura (IMAP) con su puerto (normalmente 993) y si el acceso por IMAP está habilitado | Leer la bandeja de cada persona para armar Correo, los mails sin responder, la minuta y el aprendizaje. | SIN ESTO NO FUNCIONA No hay pantalla Correo, ni «mails sin responder», ni correo en la minuta del día. |
| Servidor de envío (SMTP) con su puerto (465 o 587) | Enviar las respuestas aprobadas, que salen desde la casilla de cada persona. (Los avisos del sistema no dependen de esto: salen desde Crego.) | FUNCIONA A MEDIAS Se puede leer y recibir borradores, pero no responder desde Crego: la persona copia el texto y lo manda desde su correo. |
| ¿Cada persona tiene su propia casilla? ¿Cuántas no? | Cada persona conecta su casilla y ve su propia bandeja. Define quién va a tener Correo. | FUNCIONA A MEDIAS Quien no tenga casilla propia no ve la pantalla Correo ni tiene «mails sin responder». El resto del sistema funciona igual. |
| ¿Hay verificación en dos pasos o contraseñas de aplicación? | Saber qué le vamos a pedir a cada persona al conectar: con verificación en dos pasos hay que crear una contraseña de aplicación. Les damos el paso a paso. | FUNCIONA A MEDIAS Si la tienen exigida y no se prepara, la conexión es rechazada y esa persona queda sin Correo hasta resolverlo. |
| Marcar la dirección de Crego como remitente confiable (se la damos al firmar) | Los avisos del sistema salen desde una dirección de Crego. Si la empresa tiene filtros de correo estrictos, quien administra los sistemas la agrega a la lista de remitentes permitidos para que los avisos lleguen a la bandeja de entrada. | FUNCIONA A MEDIAS Los avisos salen, pero un filtro estricto podría mandarlos a spam. Quien no los vea no puede recuperar su contraseña por correo ni recibir la minuta. |
| Remitentes automáticos que no requieren respuesta (por ejemplo avisos de sistemas externos) | Evitan que el sistema los cuente como «mail sin responder» y que arme borradores que nadie va a mandar. | MEJORA Se puede ir ajustando después, con el uso. |
| ¿Tienen más de una empresa o dominio (por ejemplo un grupo de sociedades)? | Hoy cada empresa se conecta a un servidor de correo. Si hay varios dominios hay que verlo antes de armar la implementación. | FUNCIONA A MEDIAS Solo se conectan las casillas del servidor principal; las de otros dominios quedan afuera hasta resolverlo. |
Habilita: Control de documentos (copia de seguridad de solo lectura de sus carpetas, con registro de quién cambió cada archivo). Es el módulo del que más dependemos de sus datos. Este módulo todavía está en desarrollo: estas preguntas nos sirven para diseñarlo y cotizarlo con ustedes; no es una función que hoy se pueda poner en marcha.
| Qué pedimos | Qué nos permite hacer | Si no lo pasan |
|---|---|---|
| Dónde guardan hoy los documentos (SharePoint/OneDrive, Google Drive, Dropbox, servidor propio, computadoras) | Definir cómo nos conectamos para hacer la copia. Cada lugar tiene un método distinto. Nunca nos dan una contraseña y pueden quitarnos el acceso cuando quieran. | SIN ESTO NO FUNCIONA Sin saber dónde están, no hay con qué conectarse. |
| Si usan Microsoft 365: plan, cuántas licencias y quién es el administrador global | Solo el administrador global puede autorizar la conexión. El plan determina qué se puede hacer. | SIN ESTO NO FUNCIONA Sin la autorización del administrador, no se conecta. |
| Cuántas personas trabajan con documentos y si cada una tiene su cuenta propia | El registro de «quién cambió cada archivo» solo es confiable si cada persona entra con su usuario. | FUNCIONA A MEDIAS Con cuentas compartidas, el archivo se respalda pero no se sabe quién lo modificó. |
| Cantidad de GB, de archivos y tipos (Word, Excel, PDF, planos, imágenes); si los Excel tienen macros | Dimensionar el almacenamiento y el costo, y saber qué archivos se pueden leer. Los comprimidos o con contraseña no se pueden. | FUNCIONA A MEDIAS No podemos cotizar el almacenamiento con precisión. |
| Quién puede crear y compartir la carpeta con la estructura que indicamos | El sistema solo ve lo que está en esa carpeta, ordenada por empresa y sector. Eso permite levantar los documentos solos. | SIN ESTO NO FUNCIONA Sin la carpeta compartida no hay nada que respaldar. |
| Si sincronizan carpetas en las computadoras o trabajan desde el navegador | Entender dónde está la versión buena de cada archivo. | MEJORA |
| Por cada sector: qué documentos manejan y en qué formato; cuáles no puede modificar cualquiera y quién sí; de cuáles necesitan saber quién los cambió; cuál es «la versión buena» y quién la define; qué pasa hoy cuando se pierde uno | Decidir qué se controla y con qué reglas: qué se protege, a quién se avisa de un cambio y qué se considera la versión oficial. | FUNCIONA A MEDIAS Sin esto el sistema respalda todo por igual, sin reglas por tipo de documento ni avisos de cambios importantes. |
| Si ante un error alcanza con volver al día anterior o necesitan volver a un momento exacto | Define el tipo de copia: una por día o con detalle al minuto. Cambia el costo del servicio. | FUNCIONA A MEDIAS Se asume una copia por día. |
Habilita: Recibos de sueldo. Crego no liquida sueldos ni arma el recibo: reparte el que genera su liquidador, hace que cada persona lo firme o lo rechace y guarda la constancia.
| Qué pedimos | Qué nos permite hacer | Si no lo pasan |
|---|---|---|
| Un recibo de muestra, en el formato real (pueden tachar los datos personales) | Ver cómo llega el archivo y armar la carga mensual para repartirlo automáticamente a cada persona. | SIN ESTO NO FUNCIONA No podemos asegurar que el reparto automático funcione con su liquidador. |
| Quién liquida y con qué sistema; formato de entrega (un PDF por persona, uno solo, ZIP) | Determina si el lote del mes se puede subir tal cual o si hay que prepararlo antes. | FUNCIONA A MEDIAS Si llega en un solo PDF o en un formato no previsto, hay que dividirlo antes de subirlo. |
| Cómo se identifica a cada persona (CUIL en el nombre o dentro del PDF) | Es lo que usa el sistema para entregarle a cada uno su recibo y no el de otro. | SIN ESTO NO FUNCIONA Sin una forma segura de identificar a la persona, no se reparte: se corre el riesgo de entregar un recibo a quien no corresponde. |
| Cuántos recibos por mes (con aguinaldo y liquidaciones finales) | Dimensionar el servicio y el precio. | FUNCIONA A MEDIAS Cotización estimada. |
| Cómo los entregan y firman hoy; cuántas personas tienen correo personal y celular propio | Cada persona firma desde la aplicación. El correo personal sirve para que quien deja la empresa siga recibiendo sus recibos. | FUNCIONA A MEDIAS Quien no tenga celular firma desde una computadora. Sin correo personal, los ex empleados no reciben el enlace a sus recibos. |
| Quién de la empresa subiría el lote cada mes | Esa persona recibe un permiso especial (enviar recibos) y accede al tablero de quién firmó y quién no. | SIN ESTO NO FUNCIONA Sin una persona designada, nadie sube los recibos. |
Habilita: el Informe semanal de gestión (ventas, cobranzas y situación financiera de la semana) y la Central de deudores. Solo si les interesa este módulo.
| Qué pedimos | Qué nos permite hacer | Si no lo pasan |
|---|---|---|
| Las planillas de ventas o facturación que sacan de su sistema contable (por ejemplo el subdiario de ventas) y otras que usen para el informe; un ejemplo de cada una y cada cuánto las generan | El informe se arma subiendo esas planillas cada semana. Con un ejemplo de cada una armamos la carga y verificamos que el sistema las lee bien. | SIN ESTO NO FUNCIONA Sin las planillas el informe queda vacío: Crego no se conecta solo al sistema contable. |
| Quién carga el saldo de caja y las planillas cada semana | La foto financiera suma el saldo de caja que carga una persona a mano. Esa persona recibe el permiso para cargar y ver el informe. | FUNCIONA A MEDIAS Sin saldo de caja, el informe muestra ventas y cobranzas pero no la situación financiera completa. |
Habilita: Control de flota (tablero, alertas, combustible, unidades, choferes, viajes, documentación y mantenimiento). Solo si les interesa este módulo.
| Qué pedimos | Qué nos permite hacer | Si no lo pasan |
|---|---|---|
| Cantidad de tractores, utilitarios, semirremolques y acoplados; planilla de vehículos (patente, tipo, marca, modelo, año, base) | Cargar el padrón de unidades y calcular el precio, que depende de la cantidad de unidades. | SIN ESTO NO FUNCIONA El módulo arranca vacío y no se puede cotizar. |
| Cantidad de choferes y cómo se registran hoy | Cargar el padrón de choferes, su acceso al portal y el consumo por chofer. | FUNCIONA A MEDIAS Sin el DNI de cada chofer, no puede ingresar al portal. |
| Con qué proveedor cargan combustible (tarjetas YPF u otro) y si pueden exportar sus consumos en planilla | Comparar lo que cargó cada chofer contra lo que facturó el proveedor, y detectar diferencias. Hoy están probados YPF y TTM. | FUNCIONA A MEDIAS Con otro proveedor, o sin planilla de consumos, la conciliación hay que prepararla aparte o se hace a mano. |
| Cómo controlan hoy el combustible y la documentación de las unidades | Definir cómo se carga el combustible y qué vencimientos se controlan (seguros, habilitaciones). | FUNCIONA A MEDIAS Sin documentación cargada, no hay avisos de vencimiento. |
| Si los vehículos tienen equipos de GPS y sondas de combustible, de qué marca, y qué información de cargas de combustible reciben | Permite detectar desvíos de combustible de forma automática y compararlos contra las cargas reales. Requiere un servicio adicional que recibe las señales de los equipos. | FUNCIONA A MEDIAS Sin GPS ni sondas, el consumo y los desvíos dependen de la carga manual. Solo están probados los equipos Rinho. |
| Qué pedimos | Qué nos permite hacer | Si no lo pasan |
|---|---|---|
| Contacto técnico que pueda autorizar accesos (nombre, cargo, correo, teléfono) | Coordinar la conexión del correo y las carpetas. | SIN ESTO NO FUNCIONA No podemos conectar nada. |
| Persona que debe recibir las alertas del sistema | Avisarle si se pierde una conexión (por ejemplo, si se cambia una contraseña de correo). | FUNCIONA A MEDIAS Una conexión caída puede pasar desapercibida un tiempo. |
| Fecha en que les gustaría empezar | Planificar los tiempos. | MEJORA |
Estas funciones no dependen de ningún dato técnico de la empresa: Reuniones y Minutas (se graban con el micrófono del celular o de la computadora), Cierre, Mis pendientes, Vencimientos, Ciclo de aprendizaje y Procedimientos. En Procedimientos, los manuales que ya tengan escritos nos sirven de punto de partida, pero no son obligatorios.
Si algo de lo que pedimos no se puede entregar en el formato indicado, avísennos y buscamos otra manera. Y si prefieren no compartir un dato, es una decisión válida: este documento les muestra qué función se resigna.